Tips till det digitala årsmötet

Inför årsmötet bör ni göra en tidsuppskattning på hur lång tid ni beräknar att årsmötet tar. Som deltagare på digitala möten har vi svårare att upprätthålla koncentrationen över en längre tid. Sätt därför som riktlinje att inget pass är längre än 45 minuter, och att ni därefter tar en puas. Tror ni att ni hinner genomföra hela årsmötet på en timme behöver ni däremot inte sätta in en paus.

För ett digitalt årsmöte kan det vara klokt att tänka till kring behov av olika roller under mötets gång, bestäm exempelvis vem som hälsar välkommen, går igenom spelreglerna, startar upp och avslutar årsmötet. Att ha en tydlig struktur, där alla styrelsemedlemmar vet ”vem gör vad” under mötets gång, ger en trygghet inför mötet.

TÄNK PÅ FÖLJANDE

• Förbered er och gå igenom mötet tillsammans med mötesordförande. Informera om vilka frågor som kan uppstå och om det kommer att göras några komplicerade omröstningar.
• Diskutera innan mötet hur ni ska göra med röstlängden. Kan ni låta någon (exempelvis den som ska väljas till sekreterare) notera vilka som loggar in på mötet som har rösträtt? Kommer medlemmarna att behöva anmäla sig till årsmötet har ni även det som underlag för en ”checklista”.
• Bestäm hur ni ska hålla koll på talarlista. Kanske bör någon få i uppdrag att hjälpa mötesordföranden att göra en talarlista (t ex kolla uppräckta händer).
• Vem/vilka ska vara rösträknare? Informera om att de eventuellt kan behöva jobba aktivt under mötet om ni väljer att maila in röster.
• Se till att handlingarna är tillgängliga för er själva, förslagsvis på en separat skärm eller utskrivna.

Förbered välkomnandet av deltagarna genom att lägga upp en bild, exempelvis i Powerpoint, där det står ”Välkommen till Forenas årsmöte! Vi startar kl 11:30”. Det välkomnar dem som loggar in i god tid innan mötet. Efter att ni kört igång mötet och hälsat alla välkomna personligen kan ni gå igenom upplägget för årsmötet, så att deltagarna vet vad som händer och förväntas av dem. Exempel på spelregler för ett digitalt möte kan vara:

• Uppmana mötesdeltagarna att slå av mikrofonen för att undvika störande bakgrundsljud.
• Ge gärna hänvisningar hur mötesdeltagarna ska hantera tekniska problem, ska de skriva i chatten eller ringa? Tips är att utse en ”tekniskt ansvarig” på förhand, som kan hantera de frågor som uppstår.
• Som nämnt ovan, använder ni arbetsgivarens mötesverktyg behöver ni informera om att chatten ej ska användas till att diskutera interna fackliga frågor.
• Förklara hur deltagarna ber om ordet/ställer en fråga under mötets gång.

TÄNK PÅ FÖLJANDE

Förklara noggrant hur röstningen kommer gå till. Gör det i början på mötet och var dessutom extra tydlig när det är dags att rösta för det är viktigt att alla deltagare förstår hur de går tillväga.

Forena har ett enkätverktyg, InSurvey, förtroendevalda kan använda inför årsmötet. Ni behöver ett registrerat användarkonto i god tid inför årsmötet. Är ni intresserad av att använda InSurvey behöver ni därför kontakta Forenas kansli senast två veckor innan årsmötet äger rum, ta kontakt via info(a)forena.se.

Till er som ska leda mötet i helhet, eller presentera någon mötespunkt, finns det vissa saker ni kan tänka på inför mötet: