Inför årsmötet

På årsmötet ges Forenas medlemmar en unik möjlighet för att träffas och diskutera klubbens/sektionens verksamhet.

Ordförandeklubba

Alla medlemmar i klubben/sektionen har rätt att komma på årsmötet och göra sin röst hörd. Därför måste alla få information om när och var årsmötet ska hållas. I era stadgar står hur lång tid före årsmötet som kallelsen måste skickas ut till medlemmarna (minst 14 dagar), och hur den ska skickas ut. Alla årsmöteshandlingar ska skickas ut tillsammans med kallelsen.

Alla medlemmar har rätt att komma med förslag till årsmötet i form av motioner. Därför är det viktigt att i god tid tala om för medlemmarna att de kan lämna in motioner till styrelsen. En motion som lämnas in till styrelsen, måste alltid besvaras och tas upp på årsmötet.

För styrelsen gäller det att förbereda årsmötet och de handlingar som ska tas upp. Sådana handlingar är

  • Förslag till dagordning.
  • Verksamhetsberättelse.
  • Ekonomisk berättelse.
  • Eventuella förslag från styrelsen.
  • Eventuella motioner.
  • Verksamhetsplan och budget för kommande år.

Det är viktigt att styrelsen i god tid informerar revisorer och valberedning när årsmötet ska hållas, så att de hinner slutföra sina uppgifter till mötet. Revisorerna ansvarar för att skriva en revisionsberättelse till årsmötet. Valberedningen ansvarar för att ta fram förslag på styrelseledamöter.

Check­lista inför års­­möte

  • Boka datum och eventuell lokal för årsmötet.
  • Informera valberedarna om när årsmötet ska hållas.
  • Informera revisorer om när årsmötet ska hållas.
  • Informera medlemmarna om när motioner till årsmötet ska lämnas in.
  • Gör den ekonomiska berättelsen och ge till revisorerna.
  • Fundera på vilka som ska vara årsmötesordförande och sekreterare och fråga personerna.
  • Skicka ut kallelse till årsmötet. 
  • Skriv förslag till dagordning.
  • Skriv verksamhetsberättelse för det gångna året.
  • Behandla inkomna motioner och skriv svar på dem.
  • Skriv förslag till verksamhetsplan för kommande år.
  • Gör förslag till budget för kommande år.

På års­­mötet

På årsmötet har alla medlemmar i klubben/sektionen rätt att närvara, yttra sig, lägga fram förslag och rösta. 

Mötesordförande bör vara en person som inte har något annat uppdrag under årsmötet och som inte kommer att delta i debatten. Med god framförhållning kan ni bjuda in någon från kansliet att vara mötesordförande.

Mark­nads­föring av års­­mötet

Här har vi sammanställt sex tips på hur du som förtroendevald kan marknadsföra årsmötet!

Enligt stadgarna ska medlemmar skicka in sina motioner senast 30 dagar innan årsmötet, så för att de ska ha chans att göra detta behöver ni kommunicera datumet för årsmötet i god tid. Tips är att skicka ut en save the date tillsammans med information om vad en motion är. RMS:en är verktyget för att skicka ut mail till medlemmarna, vill ni veta mer om RMS:en finns manualer samlade under medlemskommunikation.

För den som aldrig varit på ett årsmöte är det svårt att veta vad det innebär. Istället för att skicka ut all info på en och samma gång kan ni dela upp det: en save-the-date som skickas ut så snart ni satt datum, sedan inbjudan med en beskrivning av årsmötet, och därefter skicka kallelsen 14 dagar innan med handlingarna (dagordning, valberedningens förslag och revisionsberättelsen). Tips är också att ge medlemmarna en uppmaning i inbjudan: "Boka in årsmötet i din kalender!", "Anmäl dig genast!”, "Tipsa dina kollegor om årsmötet och anmäl er tillsammans!" - då är chansen större att de också gör det.

Fick ni inte önskad reaktion på er inbjudan? Gör några små förändringar i er ursprungliga inbjudan och skicka den på nytt.

Prata med medlemmar ni vet brukar komma på årsmötet och uppmuntra dem att ta med sig en kollega (som är medlem) till årsmötet. En person som aldrig varit på ett årsmöte kan känna sig tryggare om hen får följa med en annan medlem.

Har ni kontaktombud så engagerar ni även dem i arbetet inför årsmötet. Ge dem uppdraget att informera respektives avdelning/enhet om årsmötet. Kanske kan de informera sina kollegor vid ett personalmöte, på intranät eller bara muntligt vid kaffemaskinen?

Tänk på att ge kontaktombuden bra information om vad ett årsmöte är, varför det är viktigt att medlemmarna deltar och vad som kommer att hända på ert årsmöte. Ge dem argument att föra vidare.

Informera alla på arbetsplatsen om att Forena har årsmöte! Kan ni skriva ut det på intranätet är det ett bra sätt att få spridning. Annars kan ni affischera. Smarta ställen att sätta upp affischer på är vid kaffeautomaten, i hissar, vid kopieringsautomaten och på insidan av toadörrar. I Forenas kommunikationsverktyg finns mallar, bilder och mer material att använda sig av.

Med­lems­rekry­tering

Forenas sektioner och klubbar har en viktig roll i Forenas rekryteringsstrategi. På de här sidorna finns stöd och tips i ert lokala rekryteringsarbete.

Rekrytering

Forenas web­shop

Från Forenas webshop kan du som förtroendevald beställda profilprodukter, informationsfoldrar och annat material.

Webshop

Data­skydd

Forena tar våra medlemmars integritet på största allvar. Här hittar du information om hur du som förtroendevald ska hantera personuppgifter.

Dataskydd